Comment fonctionne planner ?

Microsoft Project ou Microsoft Planner ? Avec le lancement de Microsoft Planner en 2016, les entreprises ont découvert un nouveau scénario, « Quel outil pour quelle situation » dans l’univers Office : quel outil devrait être utilisé dans la gestion de projet ? Les deux applications ont leurs forces et leurs faiblesses. Si on vous demande de prendre une décision, vous devriez garder certaines de ces pensées à l’esprit.

Intéressé par d’autres publications « Quel outil pour quelle situation » ? N’hésitez pas abonnez-vous à notre blog pour être informé de la publication de nouveaux articles !

A lire en complément : Comment faire un intérieur minimaliste ?

Note de l’éditeur : Cet article est le deuxième de la série de Matt Wade, « Quel outil pour quelle situation ». Cliquez ci-dessous pour lire les articles précédents.

  • Outlook ou Microsoft Teams ?
  • Extension SharePoint ou OneDrive ?
  • Microsoft Teams ou Yammer ?

A lire en complément : Calculer la rentabilité locative

Introduction

L’utilisation de Microsoft Planner et Microsoft Project se chevauche à certains endroits. Mais vous voudrez certainement savoir quel effet votre choix est susceptible d’avoir sur votre travail quotidien. Je vais aborder certaines des principales différences dont vous devriez être conscient. J’ai utilisé les deux produits dans différents rôles : projet en tant que chef de projet officiel avec un entrepreneur du gouvernement américain et planificateur pour la gestion de projets d’équipes plus petites dans mon rôle actuel.

expérience utilisateur

Planificateur est beaucoup plus facile à utiliser que Project et nécessite très peu de formation. Planner est conçu comme un concurrent de Trello ou Jira, en tirant parti des concepts de tâches, de compartiments, de tableaux de bord et de tableaux de bord. tâches, leurs propriétaires et les détails qui leur sont associés clairement. Comme il s’agit d’un nouveau logiciel, son interface utilisateur a été récemment créée. Il est basé sur une philosophie moderne de l’environnement de travail et apprend à partir d’applications similaires. Le planificateur est disponible via le navigateur et l’application mobile.

Le projet est plus complexe qu’un planificateur et nécessite donc une certaine formation pour comprendre comment il peut être utilisé de manière optimale. D’après mon expérience, un gestionnaire de projet (PR) qualifié conserve le contrôle du fichier PPM dans Project et permet seulement à certaines personnes de faire des mises à jour (cela peut ne pas décrire votre situation, mais selon mon expérience, il a été largement utilisé).

Les tâches sont détaillées, regroupées, liées et personnalisables. Les individus peuvent être suivis en tant que ressources et assigner ces tâches tout au long de la durée du projet à : veiller à ce que les besoins en talents d’un projet soient prévisibles. Les fichiers MPP peuvent être imbriqués dans des portefeuilles et regroupés en tant que présentations de haut niveau. Selon votre licence, Project peut être disponible via votre navigateur ou une application Windows. Seules les applications tierces prennent en charge les appareils mobiles et macOS.

Le coût

Parlons de choses sérieuses. Les coûts peuvent être un facteur de décision important pour vous. Il y a quelques différences majeures entre les deux outils.

Microsoft Planner est gratuit avec pratiquement toutes les licences Office 365 Entreprise (y compris les organisations à but non lucratif), gouvernementales (le cas échéant) et licences d’enseignement. Project Online, Project Server et Project Professional nécessitent des licences supplémentaires (par utilisateur) et peuvent rapidement devenir coûteuses.

Si le coût à cet égard est l’un de vos sont la principale préoccupation, Planner peut répondre à un grand nombre de vos besoins sans frais de licence supplémentaires (à condition que vous disposez de la licence Office 365 correcte). Project, d’un autre côté, peut être coûteux car vous disposez d’une licence de projet (ou d’une application tierce) pour ouvrir un fichier Project MPP.

complexes

Le planificateur est facile à utiliser et facile à comprendre. Chaque jour, les gens peuvent intervenir rapidement, créer des tâches, organiser des compartiments, glisser-déposer des objets, etc. Avec Planner, vous pouvez utiliser un tableau de bord personnalisé pour suivre tous vos projets et regrouper les tâches en projets et équipes spécifiques. L’application mobile est assez bien conçue et facile à utiliser.

Le projet fait partie des techniques officielles de gestion de projet et est un outil privilégié pour les gestionnaires de projet mis au point par le Project Management Institute (PMP) est accrédité. Afin de vraiment connaître Project et d’en tirer le meilleur parti, il est recommandé de suivre un cours de plusieurs jours. J’ai suivi un cours de cinq jours dans le cadre d’une formation PMP et j’ai toujours l’impression que je ne connais pas toutes les fonctionnalités puissantes de Project.

Par conséquent, je recommande généralement qu’un propriétaire désigné (le gestionnaire de projet) soit le seul à pouvoir modifier et mettre à jour un fichier MPP de projet afin qu’une personne moins expérimentée ne pose pas accidentellement de problèmes dans le calendrier du projet.

Collaboration par rapport à la gestion

Deux principales différences entre Planner et Project sont 1) car elles sont structurées dans l’écosystème Office 365 et 2) comment vous devez interagir avec chaque application.

Project crée des fichiers MPP. Il s’agit de fichiers autonomes que vous pouvez enregistrer sur un disque dur, un lecteur réseau, un SharePoint, OneDrive, etc. Vous pouvez créer autant de modèles que vous le souhaitez, créer, déplacer et lier des modèles à partir de MPP existants. À cet égard, ils sont similaires aux documents Word ou aux feuilles de calcul Excel.

Le projet est plus ancien qu’Office 365 et le cloud computing. Par conséquent, il est en quelque sorte isolé du reste de la plate-forme (qu’il le plaise ou non). La collaboration est généralement réduite au minimum parce qu’une personne ou une petite équipe gère le MPP et fait des mises à jour en fonction du statut des collègues qui effectuent le travail.

D’autre part, Planner fait partie intégrante d’Office 365, y compris les groupes Office 365. Si vous ne connaissez pas encore de groupes, vous apprendrez probablement beaucoup si vous vous familiarisez avec Planner. Lorsque vous créez un plan dans Planner, vous n’obtenez pas seulement le plan. Vous obtenez également un groupe Outlook, un site d’équipe SharePoint et un certain nombre d’autres services dans le cadre d’un espace de travail en ligne.

Planificateur est conçu pour faire partie d’un écosystème collaboratif plus vaste. Une fois que vous avez créé un plan, Microsoft suppose que vous communiquez à propos de ce projet (Outlook), partagez des fichiers pertinents (SharePoint), prenez des notes (OneNote), etc. Consultez le tableau ci-dessous pour avoir une idée de ce que je veux dire. Tant que vous connaissez Microsoft Teams, Planner s’intègre de manière transparente à une option permettant d’ajouter le chat d’équipe au groupe Outlook qui est configuré lors de la création de votre plan.

Planner est connu pour sa conception facile à utiliser, de sorte que différents membres de l’équipe peuvent être responsables de leurs tâches et de leurs compartiments, quel que soit le chef de projet central. Cependant, il peut être utile d’avoir un gestionnaire de projet qui peut parfois envoyer des puces aux humains « secoue », mais Planner est un bon outil pour les personnes qui veulent faire leur travail sans obtenir les conseils, le soutien ou l’aide d’un expert administratif. Vous pouvez vous concentrer sur leur travail, pas sur le suivi.

Configurabilité

Planner et Project peuvent être configurés à leur manière. Project prend en charge la possibilité d’ajouter des champs personnalisés à vos tâches et de créer des vues et des filtres personnalisés. Le planificateur, pour sa part, est principalement esthétiquement limité ; il a une liste de champs que vous ne pouvez pas modifier (pour l’instant). Si ce que vous recherchez est d’optimiser votre expérience. Project est le meilleur choix tant que vous y êtes à l’aise. Tout ce que vous souhaitez inclure dans une tâche de gestionnaire se trouve dans la zone Description ou Commentaires.

Liaison de projets (imbrication dans un Portfolio) est possible avec Project. Il n’y a aucun moyen de lier des feuilles de planification séparées.

Harmoniser les deux

« Pourquoi je ne peux pas utiliser les deux ? C’est une bonne question. Pourquoi ne pas profiter de l’interface simple et facile à utiliser de Planner combinée aux outils Project PM et ERP ? En fait, c’est possible dans une certaine mesure.

Project Online peut lier des tâches dans Project à des tâches dans Planner. Cependant, la fonctionnalité n’est pas encore optimale. Le serveur Project ne prend pas en charge cette fonctionnalité. Important Les limites restent à ce niveau, bien qu’il y ait une forte demande d’intégration de fonctionnalités. Nous sommes convaincus que de plus grandes intégrations seront mises en place.

Sur le si vous cherchez un moyen « sécurisé » de partager des fichiers Project avec votre équipe sans changer la situation de la Pour compromettre les « éléphants dans une entreprise de porcelaine », je recommande fortement de lire l’article sur la synchronisation de Project avec une liste de tâches SharePoint.

SharePoint est assez facile à afficher et à modifier, et ses listes de tâches fonctionnent très bien lorsqu’elles sont liées à un fichier de projet. Vous pouvez même vous échapper avec un seul utilisateur sous licence pour Project et économiser beaucoup d’argent.

Plan des ressources

Microsoft Project a été conçu pour effectuer des tâches et le temps estimé pour ces tâches, puis ils ont été appliqués aux personnes qui effectuent ce travail directement dans l’application. Ce concept est appelé Planification des ressources d’entreprise (ERP). Il s’agit d’un progiciel de gestion intégré qui fournit un moyen efficace de savoir quand les travaux seront achevés. Le projet est très bien conçu à cet égard ; vous pouvez l’utiliser pour créer votre Planifiez intelligemment votre travail en fonction de l’expérience et de l’expertise disponibles.

Microsoft Planner ne prend pas vraiment en charge ERP. Le planificateur ne prend même pas en charge un calendrier ou un affichage Gantt des tâches. Si vous possédez déjà une licence Dynamics 365, vous pouvez utiliser Dynamics for ERP avec Planner pour les tâches. Encore une fois, si vous vous aventurez dans le monde de Dynamics, vous découvrirez une complexité que l’expérience Planner elle-même ne devrait pas avoir.

Agilité

Étant donné que de nombreux lecteurs qui font des recherches sur ce sujet sont susceptibles de venir de l’informatique, qui a introduit des pratiques agiles de gestion de projet au cours de la dernière décennie, il est important de noter que le planificateur et le projet soutiennent la gestion de projet agile.

Avec son tableau de projet, ses sujets et ses ébauches de tâches, Planner a été ajouté au Essentiellement conçu pour soutenir l’agilité, tandis que Project a été plus ou moins personnalisé pour le satisfaire après avoir été conçu comme un outil en cascade. Cependant, Project a des outils de sprint explicites. Combinez les planificateurs et OneNote, et vous aurez à peu près tout le processus de réflexion agile.

Si vous réalisez des projets avec une méthodologie agile, je vous suggère d’effectuer une analyse approfondie des outils pour décider s’il s’agit de meilleurs planificateurs ou projets en termes d’agilité. Il existe de nombreuses ressources et blogs où vous pouvez trouver beaucoup de détails pratiques.

trouve

Comme toujours, l’outil que vous souhaitez utiliser dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez. Si vous êtes une petite équipe qui n’a que de petites tâches à faire sans trop de complexité, essayez Microsoft Planner et voyez si cette application vous convient. Si vous utilisez un sont une plus grande entreprise qui a besoin d’un gestionnaire de projet professionnel pour effectuer les tâches, vous devriez probablement utiliser Microsoft Project. Si vous êtes entre les deux, considérez ces suggestions et visitez d’autres sites Web pour plus d’informations.

Une autre excellente ressource est cette courte vidéo de Dux Raymond Sy, directeur marketing d’AvePoint, sur la façon dont Microsoft To-Do, Planner et Project Online peuvent vous aider à gérer votre charge de travail :

Qu’en pensez-vous ? Quel outil préférez-vous et pourquoi ? S’il vous plaît laissez un commentaire ci-dessous : Je vais y répondre à coup sûr.

Intéressé par d’autres publications « Quel outil pour quelle situation » ? N’hésitez pas abonnez-vous à notre blog pour être mis en garde contre la sortie de Newarticles !

Actu
Show Buttons
Hide Buttons