Comment organiser le travail d’une secrétaire ?

En tant que gestionnaire adjointe, l’auteure du site PA-privé se souvient que son poste exige de solides compétences en termes d’organisation, de coordination et de planification.

Que vous travaillez sur un dossier important ou que vous coordonniez un événement, les évaluations ne sont pas nécessairement les mêmes, selon l’assistant de gestion.

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Priorisez et gérez votre temps

Un bon secrétaire exécutif devrait pouvoir gérer son temps, en gardant suffisamment d’espace pour les demandes urgentes, demandées à la dernière minute. La clé du succès, selon l’auteur, peut simplement être l’écriture d’une liste quotidienne, hiérarchisant les tâches en fonction de leur importance et de leur degré d’urgence. C’est un premier tour.

Notes efficaces

Si vous êtes un assistant de gestion, prenez toujours des notes. Mais quand vous le faites, êtes-vous vraiment efficace ? Deuxième astuce, faites attention à écrire tout ce qui suit informations :

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• Le nom de la personne

• Un courriel ou un téléphone pour vous contacter

• Ce qu’elle veut (un rendez-vous avec son patron, par exemple)

• Délais ou date prévue

• Détails ou motif de la demande

•Tout détail supplémentaire : des documents sont requis, au cas où quelqu’un d’autre est avisé, etc.

Un panier « faire »

Troisième conseil : avoir un espace réservé pour les choses à faire le jour. Cela vous permettra, d’un coup d’œil, d’évaluer les choses que vous avez à faire. Un tel panier sera également l’endroit idéal pour recevoir des dossiers supplémentaires ou des demandes urgentes en cours de traitement. Par conséquent, vos collègues n’abandonneront pas un dossier dissous dans un coin de votre bureau. Empêcher de le récupérer jusqu’aux prochains jours !

Désigner des jours pour vos tâches

Pour une plus grande efficacité, effectuez systématiquement certaines de vos tâches les mêmes jours. En tant que tel, une certaine routine est importante dans le travail d’un secrétaire exécutif. Nettoyez votre bureau le vendredi, archivez vos documents le mercredi, etc. Cette quatrième astuce organisationnelle vous aidera à éviter l’oubli prématuré et à libérer du temps pour les dossiers importants et les urgences.

Utiliser un code de couleur

La dernière astuce d’organisation consiste à identifier les dossiers à l’aide d’un code couleur. Si l’utilisation de beaucoup de couleurs vous dérange, vous n’avez qu’une seule palette de base : rouge pour les urgences, bleu pour tout ce qui vient, vert pour les fichiers de longue durée. Si vous aimez avoir beaucoup de couleurs vives sur tout votre bureau, n’hésitez pas ! Vous pouvez identifier les dossiers de votre patron, marquer des documents par spécialité ou département, etc.

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