Comment mettre en place une réunion ?

La préparation d’une réunion d’équipe au mieux est une question très importante. En fait, c’est à l’heure actuelle que de nombreuses décisions importantes sont prises au sein des entreprises.

Cependant, tout le monde ne sait pas nécessairement comment préparer efficacement une réunion de travail .

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Je vous propose de découvrir ces différents conseils concrets pour vous aider à vous organiser au mieux.

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1 — Définir l’objectif de la réunion de travail

Par-dessus tout, il est essentiel que vous puissiez encadrer le but de votre rencontre.

En fait, le pire serait d’être hors du sujet ou de passer des heures à discuter d’une question mineure.

Lorsque vous souhaitez organiser une réunion efficace, il est important de

 :

  1. Sachez pourquoi vous faites cette réunion. Il n’y a rien de pire que d’avoir des réunions uniquement sur le principe. Cela rend tout le monde perdre du temps, le contraire de l’efficacité.
  2. Définissez deux à trois axes importants qui seront traités en profondeur. Il est inutile de multiplier les axes ou les sujets. Cela ne fera que glisser la durée de la réunion. En outre, pour respecter le temps imparti, il est susceptible de donner naissance à une situation improductive.
  3. Définissez les points clés : sujets à discuter, personnes à inviter, problèmes à résoudre. Cela vous donnera la visibilité dont vous avez besoin pour savoir comment préparer une réunion sans stress.
  4. Encadrer la réunion en définissant un développement logique et du temps alloué. Pour gagner en efficacité et éviter les discussions stériles, définissez un temps alloué.

Au cours de la réunion, n’hésitez pas à formuler expressément ce délai afin que vos collaborateurs comprennent qu’il est nécessaire d’aller à l’essentiel.

En bref, vous comprendrez, savoir où nous allons est la première étape important de le rendre plus efficace avant et pendant la réunion.

Cela permet de encadrer votre travail, d’éviter de se perdre dans des choses inutiles et de se déplacer plus rapidement et efficacement dans votre projet.

2- Définir le format de la réunion de travail

Comme ce que je vous conseille dans la première partie, je vous conseille à nouveau de penser et d’anticiper.

Mais cette fois, il est temps de parler de choses pratiques : le format de la réunion.

Le format de la réunion dépend essentiellement du sujet que vous souhaitez aborder. S’agit -il d’une séance d’information, de surveillance, de partage, de résolution de problèmes ou de prise de décisions ?

Cela aura un impact sur le lieu, la durée de la réunion et le style d’animation que vous y adopterez.

Il y a beaucoup d’axes à considérer pour mieux le définir.

L’ emplacement est susceptible de varier en fonction de votre

Vous pouvez organiser des réunions d’affaires, à votre choix :besoins

  • Dans une salle de réunion
  • Dans votre bureau
  • À votre client
  • Dans un partenaire
  • Télécommande

Chacun a ses avantages et ses inconvénients.

Lors d’une grande présentation, d’un lancement ou d’une réunion très formelle , une salle de réunion imposante avec rétroprojecteur sera certainement nécessaire.

Pour les réunions de suivi hebdomadaires, une réunion informelle plus simple dans un bureau sera largement suffisante.

Enfin, il a pu vivre avec confinement, le télétravail et les réunions à distance sont particulièrement utiles pour éviter de déplacer des gens à travers le pays et de gagner du temps.

C’ est donc l’option idéale si vous voulez organiser des réunions rapides et flexibles.

Si vous voulez en savoir plus sur les outils à adopter pour vos réunions à distance, je vous suggère de consulter cet article qui vous offrira notre sélection, basée sur nos expériences personnelles.

Visite de table et distribution vocale

Une rencontre classique se déroule un peu comme à l’école :

  • Il y a un présentateur
  • Il y a souvent une image projetée pour montrer toute la pièce de ce dont nous parlons
  • Il y a un public passif

Un premier conseil que je peux donner pour briser cette atmosphère est d’essayer de dynamiser ces rencontres en :

● Proposer à chacun d’intervenir ● Donner la parole à certains experts sur le sujet ● Organisation d’une table ronde (présentation ou opinion sur un sujet)

C’ est à vous de voir comment vous voulez organiser une réunion efficace.

Mais la création d’interactions est essentielle pour mobiliser votre public.

Notez, cependant, que la façon dont la présentation officielle de ces réunions, si elle reste la norme dans les exposés principaux ou liminaires, est moins appropriée pour les réunions informelles ou quotidiennes.

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Au cours d’une réunion, créez une interaction. Ne laissez pas les participants derrière leur ordinateur.

Par exemple, il existe des façons plus modernes d’organiser des réunions, notamment :

● Disposez les chaises en demi-cercle pour permettre à tout le monde d’être proche ; ● Déposez Powerpoint et laissez travailler l’intelligence collective, en particulier en créant un brainstorming ou un travail d’équipe ; ● Organisez des tours de parole, supervisés par un animateur.

Bref, il y a autant de façons d’organiser et de dynamiser un groupe que votre imagination le permet.

Ce qu’il est important de comprendre ici, c’est que les formes d’organisation doivent être diversifiées en fonction de l’objectif de la réunion.

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3- Aller à l’étape de l’invitation

Cette étape est cruciale, en ce sens que nous entrons dans le thème animé de la réunion.

L’ invitation à une réunion est un domaine délicat, car il faut préciser que c’est quelque chose d’important, sachant que l’interlocuteur opposé a à voir avec le Probablement quelque chose de plus planifié.

Attention : La réunion doit avoir un but. Veuillez contacter directement les personnes intéressées pour connaître la disponibilité, avant de procéder à l’invitation d’autres personnes.

L’ invitation peut être faite :

  • Physique (à un déjeuner, une autre réunion ou à la machine à café)
  • Par téléphone (probablement le moyen le plus efficace)
  • Par la poste

Cependant, e Quelle que soit la méthode choisie, il est conseillé d’envoyer un e-mail. Cela empêchera la personne d’oublier sa conversation, lui donner la possibilité de envoyer plus d’articles de préparation et vous permettre d’avoir la traçabilité.

Aujourd’hui, il est plus pratique d’envoyer une invitation au calendrier, de sorte que l’invité peut l’enregistrer directement sur votre calendrier.

Dans tous les cas, assurez-vous de fournir les informations clés suivantes :

  • Date et heure
  • Le lieu
  • L’ ordre du jour
  • Un petit mot explicatif indiquant que votre présence est fortement recommandée
  • Demandez-leur une confirmation immédiate de leur présence

Vous pouvez également ajouter l’enregistrement de la réunion précédente s’il y en a un, pour permettre à tout le monde de retourner à la salle de bain.

Si vous voulez apprendre à rédiger un rapport de réunion efficace, consultez cet article. Vous serez présenté avec un exemple concret.

4- Prédire l’apparence du matériau

D’ un point de vue plus spécifique, une fois que vous avez encadré la cible et la configuration, il est temps de aborder le caractère pratique.

Définissez avec précision tout ce dont vous aurez besoin pour la réunion

 : ● Taille du salon● rétroprojecteur ● Micro● Impression de documents ● Bloc-notes ● Stylo ● Bouteilles d’eau

En bref, ne laissez rien au hasard.

Pour ce faire, n’hésitez pas à énumérer tout ce dont vous avez besoin.

De même, afin de vous permettre d’organiser une réunion efficace, il est impératif de savoir à l’avance :

● qui inviterez-vous, ● combien de personnes seront, ● quel sera le format de la réunion, ● quel est le but de la réunion.

Attention  : Il est important d’avoir fait ce travail en amont. C’est pourquoi je vous exhorte à suivre les étapes décrites dans cet article dans l’ordre.

Il est alors temps de commencer à réserver la chambre.

5- Réservation de chambre

Mon expérience dans ce Le problème est que si vous externaliser cette tâche, il est probable que vous étiez dans une pièce qui ne vous convenait pas.

L’ étape de réservation de la chambre peut légèrement précéder l’étape d’invitation.

Mais tu dois savoir qui va monter. Sinon, comment préparer une réunion de travail et réserver une pièce appropriée ?

Essayez donc de traiter ces deux problèmes en parallèle, afin que vous puissiez vous adapter si nécessaire.

Il n’y a rien de plus désagréable que d’organiser une réunion de 5 dans une salle trop grande, prévue pour 15.

En conclusion

Vous comprendrez, répondez à la question : comment préparer une réunion, c’est très facile.

Savoir où nous allons, pourquoi nous le faisons, qui inviter sont les étapes préliminaires essentielles.

Ensuite, vous aurez besoin d’une touche organisationnelle pour planifier l’apparence du matériau, réserver la salle et lancer les invitations. en parallèles.

L’ organisation d’une réunion prend un peu de temps, mais c’est une chose très importante dans la vie professionnelle.

Se préparer à une réunion d’équipe efficace peut finir par débloquer des situations et créer de bonnes relations entre vos collègues.

Ne négligez pas son utilité !

Avez-vous des conseils à apporter à cet article pour l’enrichir d’expériences personnelles ?

Je suis ici pour vous entendre dans la section commentaires ci-dessous !

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